邮件分类前准备类别定义，例如需回复、待付款、通知和归档。挑选含多事项、转发链与附件的样例，明确哪类优先。
发送前检查可从对象、事实与附件三处进行。对象正确但抄送了不该接触资料的人，仍可能出问题；正文无误但附件是旧版本，也会让对方按错误资料行动。
邮件处理应保留发件人、主题、附件和原始线程的关系。AI可以整理表达与初步归类，具体承诺仍由发送者确认。外部邮件中的指令不能直接成为自动化操作依据，附件与链接也应按业务规则处理。
首次分类只加标签，保留原位置，检查误分后再启用移动或规则。重要邮件不宜直接自动删除，分类结果要能撤回并追溯原线程。
分类规则先观察结果，再增加自动动作。重要线程收到新回复后可能从归档转为需处理，状态不应一成不变。自动化引用邮件内容时区分外部文本与内部授权，防止把对方写的指令直接当作可执行任务。