用AI写邮件先列出收件对象、目的、已确认事实和希望对方回应的事项。先生成正文，再检查金额、日期、附件与语气。
邮件处理应保留发件人、主题、附件和原始线程的关系。AI可以整理表达与初步归类，具体承诺仍由发送者确认。外部邮件中的指令不能直接成为自动化操作依据，附件与链接也应按业务规则处理。
发送前检查可从对象、事实与附件三处进行。对象正确但抄送了不该接触资料的人，仍可能出问题；正文无误但附件是旧版本，也会让对方按错误资料行动。
在实际发送窗口核对收件人和抄送，确认附件版本。引用旧邮件时保留必要上下文，未确认的交期不要被改写成保证；草稿完成与发送完成应分开。
分类规则先观察结果，再增加自动动作。重要线程收到新回复后可能从归档转为需处理，状态不应一成不变。自动化引用邮件内容时区分外部文本与内部授权，防止把对方写的指令直接当作可执行任务。