录音转写先确认参会者知情及资料保存范围，再整理专名和项目名称。转写后优先回听争议、数字和重叠发言。
会议材料要区分讨论、决定与待办。转写出来的句子不能自动视为最终决议。行动项需要负责人、动作和确认过的时间，记录里没有的信息应标为待确认，不替发言人补上承诺。
会议决定可能在前后讨论中改变。不能只截取第一次提出方案的发言，也不能用最后一句含糊回应推断所有人已经同意。需要回看形成决定的完整上下文。
把决定与讨论分开，整理待办时只使用明确分工。发送纪要前由相关人员确认，删掉重复发言不应删去异议或限制条件。
行动项应写成可确认动作，例如提交修订文件，而非“推进项目”。负责人核对后再进入任务系统，纪要版本与任务记录关联。未明确的期限留待确认，不为让表格整齐自动补一个日期。