使用模板先选与汇报场景相符的页面类型，把标题、正文和图表填到对应占位符。过长文字先删次要信息，不急着缩小字号。
演示文稿围绕听众需要作出的判断组织。每页承担一个主要任务，图表与文字共同说明证据。模板决定外观，不能替作者确定信息主次；需要口头补充的内容可以留在讲稿里。
每页标题可以直接说明该页要让听众理解什么，内容再提供支持。标题写结论，图表却展示另一组数据，听众就必须自行猜测关系。审稿时把标题、证据和讲稿一起对照。
用实际播放尺寸检查，尤其看表格与图注。页面之间需要能接着讲，母版字体、配色和页码一并统一；复制外部页面后重查格式。
图表缩小后仍要可读，必要时拆成不同页面，而非压低字号。演示中的内部资料按公开范围处理，引用来源跟在相应图表旁。导出格式变化后检查字体与动画信息是否丢失。